Antes de sentarte en la notaría necesitas un puñado de documentos concretos: escritura, nota simple, certificado energético, IBI al día y, si hay comunidad, el certificado de estar al corriente de pago. Si falta uno solo, el notario puede aplazar la firma ese mismo día.
En Pisok compramos viviendas al contado en la Comunidad de Madrid y en la provincia de Alicante, y una parte importante de nuestro trabajo consiste en reunir estos papeles antes de que el propietario se preocupe por ellos. Pero conviene saber qué existe, para qué sirve y quién lo pide, porque muchas firmas se retrasan por un documento que se podía haber pedido semanas antes.
La escritura de propiedad
Es el documento que demuestra que eres el dueño. Si compraste la vivienda, la tienes en casa o en el despacho del notario que la formalizó. Si la heredaste, necesitas además la escritura de aceptación y adjudicación de herencia, que se firma después de liquidar el impuesto de sucesiones.
Si has perdido la copia, se pide una copia simple o autorizada en la notaría donde se firmó originalmente, o en el Registro de la Propiedad si no localizas la notaría.
La nota simple registral
La pide el vendedor, el comprador o el notario, y se obtiene en el Registro de la Propiedad que corresponda a la vivienda, también de forma telemática a través del Colegio de Registradores. En ella figura quién es el titular actual, si hay cargas (hipotecas, embargos, servidumbres) y la descripción exacta de la finca. Conviene pedirla con pocos días de antelación a la firma, porque una nota simple de hace meses puede no reflejar cambios recientes.
Certificado de eficiencia energética
Es obligatorio desde 2013 para vender o alquilar una vivienda en España. Lo emite un técnico certificado (arquitecto, ingeniero o certificador homologado) tras una visita al inmueble, y luego hay que registrarlo en el organismo competente de cada comunidad autónoma. Sin este certificado no se puede firmar la escritura ante notario.
Certificado de deuda cero de la comunidad de propietarios
Lo pide el administrador de fincas o, si no hay administrador, el presidente de la comunidad. Certifica que la vivienda no tiene cuotas pendientes. El notario suele exigirlo el mismo día de la firma o muy pocos días antes, así que hay que avisar al administrador con margen.
Recibo del IBI
Se pide en el ayuntamiento donde esté ubicada la vivienda, o se consulta directamente en la sede electrónica municipal. Sirve para acreditar que el impuesto está pagado y para calcular la parte proporcional que corresponde a cada parte según la fecha de la firma.
Certificado de saldo pendiente (si hay hipoteca)
Si la vivienda tiene una hipoteca sin cancelar, el banco emite un certificado con el importe exacto pendiente a una fecha determinada. Este documento es imprescindible para que la notaría calcule cuánto hay que retener del precio de venta para cancelar la deuda, y para tramitar después la cancelación registral de la hipoteca.
DNI o NIE en vigor
Tanto vendedor como comprador deben presentar el documento de identidad en vigor. Si el propietario reside en el extranjero, necesitará además el NIE actualizado.
Últimas facturas de suministros
No son obligatorias por ley para firmar, pero casi todas las notarías y compradores las piden para comprobar que no hay deudas de luz, agua o gas y para gestionar el cambio de titularidad de los contratos.
Documentación adicional según el caso
Vivienda alquilada
Si hay un inquilino con contrato en vigor, se necesita el contrato de arrendamiento para que el comprador sepa en qué condiciones entra y si existe derecho de tanteo o retracto a favor del inquilino.
Vivienda con cargas
Además de la nota simple, conviene tener a mano cualquier documento sobre embargos, anotaciones preventivas o servidumbres que figuren en el Registro, para negociar cómo se resuelven antes o durante la firma.
Vivienda okupada
En estos casos no hay un papel estándar, pero sí conviene reunir denuncias presentadas, actuaciones policiales o judiciales si las hubiera, porque afectan directamente a cómo se plantea la operación.
Ventas con fecha límite
Si necesitas vender antes de una fecha concreta (una mudanza, un traslado laboral, un vencimiento judicial), no hay un documento específico, pero sí es clave tener el resto de papeles preparados con antelación para no perder tiempo cuando llegue el momento de firmar.
Quién pide cada documento en una compraventa tradicional
| Documento | Quién lo pide | Dónde se consigue |
|---|---|---|
| Escritura de propiedad | Vendedor | Notaría original o Registro de la Propiedad |
| Nota simple registral | Vendedor, comprador o notario | Registro de la Propiedad |
| Certificado energético | Vendedor | Técnico certificador homologado |
| Certificado de deuda cero | Vendedor | Administrador de fincas o presidente de la comunidad |
| Recibo del IBI | Vendedor | Ayuntamiento |
| Certificado de saldo hipotecario | Vendedor | Banco |
Qué pasa si falta un documento el día de la firma
El notario puede aplazar la firma hasta que se aporte el documento que falta, especialmente si se trata del certificado de deuda cero, el certificado energético o el certificado de saldo hipotecario. En una compraventa tradicional esto puede suponer semanas de retraso, con el comprador esperando y, en muchos casos, con un préstamo hipotecario ya concedido con fecha de caducidad.
Cómo lo hacemos en Pisok
Cuando compramos una vivienda, nos encargamos nosotros de comprobar qué documentos existen y cuáles faltan, y ayudamos a gestionar los que dependen de terceros, como el certificado de la comunidad o el certificado energético. Al pagar al contado y no depender de un banco que financie la compra, evitamos buena parte de los retrasos que suelen darse en una venta convencional. Esto es especialmente útil en herencias, donde la escritura de adjudicación puede tardar en resolverse, o en viviendas con cargas, donde hay que negociar cómo se cancelan antes de firmar.
Si quieres vender sin esperas, en Pisok te damos respuesta en 24-48 horas sujeta a estudio.
Preguntas frecuentes
¿Necesito el certificado energético aunque la vivienda esté muy deteriorada?
Sí. Es obligatorio para cualquier compraventa desde 2013, independientemente del estado del inmueble. Lo emite un técnico certificado tras una visita.
¿Qué pasa si he perdido la escritura original de la vivienda?
Puedes pedir una copia en la notaría donde se firmó en su momento. Si no recuerdas cuál fue, el Registro de la Propiedad te puede orientar sobre dónde localizarla.
¿Cuánto tiempo antes hay que pedir el certificado de deuda cero de la comunidad?
Conviene solicitarlo al administrador de fincas con al menos una o dos semanas de antelación, porque el notario suele pedirlo con fecha muy próxima a la firma.
Si vendo a Pisok, ¿tengo que reunir yo todos estos papeles?
Te acompañamos en el proceso y te ayudamos a identificar qué falta y dónde pedirlo, para que la firma no se retrase por un documento pendiente.
Publicado por Pisok el 31/08/2026.